五年前剛入行時，我從來沒想過有一天會自己出來開工作室。

那時候每天跟著前輩學畫圖、跑工地、做提案，覺得只要設計做得好，案子自然會來。直到兩年前，我跟兩個好朋友決定一起試試看，才發現設計只是一切的開始，真正讓我們手忙腳亂的，是我們三個人要怎麼在有限的時間裡，讓案子順利、溝通安排不要一直出包。

LINE群組、Excel 到 Notion
以為是聰明省錢，結果只是自找麻煩

剛開始我們三個分工還算單純：一個主要做行銷和設計、一個負責工地、我做的多一些，除了設計還得負責和客戶對接、行政雜事等。案子少的時候，大家LINE群組討論、手機拍照記錄、檔案丟雲端，感覺還過得去。

直到有一次，我在工地接到電話問某個櫃體的五金型號，我當下居然當機——到底在我筆記本上？還是LINE對話裡？還是夥伴某天傳的照片裡？我站在工地翻了十幾分鐘訊息，才從一個月前的對話海找到那張模糊的產品照，對方等得不耐煩，我尷尬到冒汗......那一刻我才發現，光靠記憶力和零散的對話記錄，真的撐不下去。

發現問題後，我開始到處問朋友、上網查解決方法

先說說我原本怎麼用 LINE 記事本：
把重要資訊都記在 LINE 記事本裡，圖片建相簿，文件就截圖一樣傳相簿或是記事本，設計檔案等只有團隊內會用的東西就放在雲端，但每個人習慣不一樣，我們三個人沒有一致的分類方式，客人也會自己傳圖，最後還是亂七八糟，要找個資料要滑好久，圖片、檔案、各種記錄散落在各處，溝通超沒效率，還有解散群組的風險，結案後打包資料也是很麻煩......痛苦指數 ★★★ 三顆星

評估一下，我們決定土法煉鋼嘗試 Excel：
看教學做了一份專案追蹤表，列出每個案子的進度、待辦、廠商聯絡方式、檔案放在哪個雲端連結之類，問題是 Excel 在電腦上用還 OK，如果是出門要查資料，在手機上移動那些密密麻麻的格子，眼睛真的很痛苦，更別說還老是不小心動到資料、點錯東西導致文字消失，當下有發現出槌就沒事，怕的是過很久才發現，連版本紀錄都難找......痛苦指數 ★★★★ 四顆星（不要懷疑，反而更痛苦）

再試 Notion：
其實 Notion 剛紅的時候我就試用過，我那時覺得他只是把簡單的事情變複雜，還是更喜歡寫紙本筆記，但這次為了團隊，我花了兩個週末買模板建專案資料庫、進度表、廠商清單，還套了很多看起來很厲害的儀表板，結果另外兩個夥伴覺得太複雜，欄位太多不知道怎麼填、資料無法連動，最後就是太難懶得用，只剩下我一個人在那邊認真維護，其他人還是習慣 LINE 丟訊息，Notion 就被冷落了......痛苦指數 ★ 一顆星（無奈居多，不去用就不痛）

某天我蹲馬桶時想明白了，這些工具根本不是為了我們這種咖小設計的，設計師的藝術天性很難去執行太過條條框框的事情、邏輯也不是特別好（起碼我認識的大部分），我真正需要的是：能隨時查案子資料和溝通、方便跟業主同步、不會不小心刪掉資料、不用自己規畫整理邏輯，還要讓我們這種不太擅長文書整理的人也能輕鬆用的系統。

專業的事，還是交給專業的來比較實際

去年有次去看設計展，無意間接觸到易裝修 ERP 管理系統，老實說一開始我還有點懷疑，又是一個自稱能解決所有問題的工具？但試用之後發現，易裝修真的比較符合我們的工作方式。

最讓我覺得不錯的是它的邏輯：不需要我去規劃，而是把室內設計實際的工作流程直接做成功能，從場勘、提案、簽約、施工到驗收，每個階段該記什麼、該給業主看什麼、該跟廠商確認什麼，都有對應的地方可以放。

更方便的是，業主那邊也有 APP 可以用，以前我們要跟業主更新進度，不是打電話就是傳 LINE，老實說很煩，現在我只要把施工照、圖面、選材資訊等文件傳到系統裡，業主接到通知、隨時可以在手機上看，所有對話需求都有紀錄可以查，打開手機 APP，大概 10 秒就找到想要的東西，查看複製轉傳下載都很輕鬆，真的有種解脫感。

工作室小，資本小，才更需要選對工具

選擇比努力更重要，我們就三個人，時間和精力都很有限，真的不要把力氣花在整理資料、找檔案、確認版本這些事情上，我們的價值應該在設計、在現場執行、在跟客戶建立關係，不是在當資料管理員。

說實在的，我們三個各有擅長的地方，但整理資料真的不是我們的強項，與其硬逼自己想出一套理想的完美管理模板，不如找個適合的工具，把專業的事交給專業的系統來處理。

現在我們每接一個新案子，易裝修後臺會自動匯入資訊，從場勘照片開始記錄，到最後驗收文件，所有東西都放在同一個地方，不管是我們自己要找資料，還是業主想查進度，都方便很多，溝通也順暢多了。最近還有業主跟我們說：「你們工作室雖然小小的，但做事蠻有條理的，資料都整理得很清楚，感覺很專業。」聽到這句話其實蠻開心的，這正是我們想要的，雖然我們團隊小，但希望給客戶的感覺是專業、可靠的。

案子結束後，好好歸檔也很重要

還有一個意外的好處：案子做完之後的歸檔變得輕鬆很多。

以前案子完工，資料散落在各個對話記錄、雲端資料夾、每個人電腦裡，說真的沒有人有空好好整理，結果就是業主半年後回來問「當初那個櫃子是用什麼板材」，我們又要重新找一次，浪費時間也顯得不太專業。

現在用易裝修，每個案子從頭到尾的資料都在系統裡，完工後會自動歸檔，要找什麼搜尋一下就出來了。甚至下次有類似的案子，還可以直接參考之前的選材、報價、施工照片，省下不少時間。這讓我覺得，好的資訊管理不只是為了現在工作順利，也是在幫未來的自己累積一些東西。每一個案子都是經驗，如果這些經驗能好好被記錄下來、可以重複利用，那對我們這種小團隊來說真的很有幫助。

如果你也是剛創業、或正在經營小型工作室，想分享幾個我的心得：

不要太相信自己的記憶力——資訊只存在腦袋或對話記錄裡，真的很危險
不要勉強自己用不適合的工具——整理資料本來就不是設計師的強項，找對工具比硬撐重要
讓業主看見你的用心——好的溝通方法，能讓小團隊看起來也很專業
把每個案子的經驗留下來——好好歸檔，這些都是以後可以用的資源

創業真的不簡單，但只要找對方法，小團隊也可以走得穩一點。
如果你也在找適合小型工作室的管理工具，可以試試看易裝修APP，說不定也適合你。

寫於工作室的第二年，分享給所有還在摸索的設計創業者